Démarche de prévention des risques potentiels de gestion
Une démarche de prévention des risques de gestion consiste à vérifier la façon dont sont structurées les responsabilités, les principes qui les régissent, les potentielles dérives, les dangers de mises en cause et les dispositif de contrôle des risques significatifs.
Autrement dit, pour des exécutifs et des élus locaux ainsi que pour des fonctionnaires territoriaux, la connaissance et la prise en compte des recommandations des CRCT est une étape dans une démarche plus globale qui doit conduire à la construction d’un dispositif de prévention des risques de gestion publique locale.
Le temps consacré à penser les risques et leur prévention n’est jamais inutile : il est source d’identification et de compréhension des leviers et des freins à la mise en œuvre efficace des orientations.
Quel cheminement doit emprunter une institution publique locale dans le but de maîtriser les risques de gestion ? Une démarche de vérification de la robustesse et la cohérence du système de prévention des risques de gestion de la collectivité territoriale est conseillée selon une méthodologie éprouvée.
Pourquoi une démarche de prévention des risques de gestion ?
Une démarche de ce type trouve son origine dans la nécessité d’un fonctionnement exemplaire, régulier et efficace des institutions publiques de telle sorte qu’elles soient au service du Bien commun et qu’elles fassent vivre le contrat social.
En effet, le respect des exigences d’exemplarité, régularité et efficacité est une condition tout à la fois :
- d’une confiance retrouvée entre les citoyens et les acteurs publics (élus et agents) ;
- d’un exercice serein des mandats publics et des missions des fonctionnaires.
Se préoccuper de la prévention des risques de gestion est une forme de réponse à ces devoirs. Modéliser la prévention des risques de gestion est une manière de contribuer à une action publique de qualité.
Outre sa finalité, une démarche de prévention des risques de gestion présente des bénéfices induits.
En effet, s’intéresser aux risques amène à réfléchir sur l’organisation des responsabilités des acteurs d’une organisation publique et à analyser les processus selon lesquels les responsabilités sont exercées. D’où des questions lancinantes : les interventions publiques sont-elles conformes et sécurisées mais sont-elles aussi adaptées et efficaces ?
Autrement dit, engager une démarche de prévention des risques de gestion c’est prendre du recul et porter un regard sur la qualité des actions menées. Le temps consacré à penser les risques et leur prévention n’est pas inutile : il peut être une occasion de réflexion bénéfique.
Quelle démarche souhaitable pour prévenir les risques de gestion ?
Une démarche de prévention des risques de gestion consiste à vérifier la façon dont sont structurées les responsabilités, les principes qui les régissent, les risques de potentielles mises en cause, la dynamique de maîtrise de ces risques et le dispositif de contrôle des risques significatifs.
La façon de mener la démarche importe autant que ses objectifs. Elle doit conduire les acteurs d’une collectivité – élus et agents publics – à mieux comprendre, discerner, appréhender les risques de gestion et à les aider à trouver des solutions appropriées pour les maîtriser en tenant compte du contexte.
Cette approche de sécurisation a une finalité préventive. Elle a aussi une utilité pour le pilotage de la collectivité, la clarification de l’organisation des responsabilités au sein de la collectivité (qui fait quoi ?) et, bien entendu, la préparation d’un contrôle de la CRC.
Cette démarche conduit, pour une collectivité territoriale donnée, à vérifier la robustesse et la cohérence de son système de prévention des risques de gestion en progressant par « paliers » logiques :
- un palier de vérification du degré de formalisation de l’organisation des responsabilités dans la collectivité et de ses processus ;
- un palier d’examen des outils mis en place de nature à garantir le respect des droits protecteurs, devoirs, obligations et exigences recensées par la collectivité et de leur confrontation à la panoplie prévue par les textes en vigueur et les pratiques les plus novatrices de certaines collectivités en ce domaine ;
- un palier de diagnostic des risques potentiels de gestion de la collectivité ;
- un palier d’analyse de la dynamique d’amélioration de la prévention des risques de gestion ;
- un palier d’examen du système de contrôle interne et externe des risques de gestion.
Quelles étapes pour la démarche ?
La démarche doit être réalisée sur-mesure en fonction des attentes de l’exécutif de la collectivité territoriale. Les repères ci-dessous sont donnés à titre de suggestion.
Le cheminement peut être représenté de manière globale en mettant en évidence les approches (différentes et complémentaires), les étapes (successives et logiques) et les résultats (recherchés et à atteindre) de la démarche de prévention des risques de gestion :
Une démarche, six paliers, six résultats attendus pour prévenir les risques de gestion | ||||||
Objectifs | Organiser les responsabilités et les processus opérationnels-clefs | Identifier les risques potentiels significatifs de non-conformité | Construire un plan d’amélioration de la prévention des risques de gestion | Adopter un plan de contrôle | ||
Activités | Palier 1 | Palier 2 | Palier 3 | Palier 4 | Palier 5 | Palier 6 |
Description de l’organisation des responsabilités dans la collectivité | Mise en place de la panoplie des outils de nature à garantir le respect des droits protecteurs, devoirs, obligations et exigences déontologiques recensées par la collectivité | Identification des points-clefs de contrôle du niveau de conformité de la collectivité | Réalisation d’un diagnostic des risques potentiels de gestion | Elaboration d’un programme d’amélioration de la prévention des risques de gestion | Construction d’un plan de contrôle interne et externe des risques de gestion | |
Méthodes | Atelier (à l’échelle de l’organisation) sur le sens de ce palier et des suivants État des lieux et son analyse menée de manière collaborative avec les responsables d’entités | Atelier (à l’échelle de l’organisation) d’identification des outils existants et de ceux à améliorer + atelier d’examen des propositions d’améliorations | Entretiens + grille (par entités) + ateliers d’échanges sur les réponses aux grilles (par entités) | Atelier (à l’échelle de l’organisation) de restitution des paliers 3 et 4, analyse de leurs apports et validation des mesures identifiées | Atelier de restitution (à l’échelle de l’organisation) de la démarche réalisée depuis le 1er palier et de validation des mesures identifiées | |
Résultats attendus | La répartition et la nature des responsabilités au sein d’une collectivité territoriale ainsi que ses processus-clefs sont explicités | Les repères de prinicpes, devoirs, obligations et exigences propres aux acteurs publics locaux sont identifiés | Les risques potentiels de mises en cause des acteurs publics locaux en matière de gestion sont connus et maîtrisés | Les actions d’amélioration de nature à renforcer le niveau de sécurité de la collectivité par rapport aux risques de gestion sont identifiées et planifiées | Le dispositif de contrôle interne et des tiers est conforté | |
Comme indiqué précédemment, la façon de mener la démarche importe autant que ses objectifs. Elle doit conduire les acteurs d’une collectivité – élus et agents publics – à :
- comprendre les risques de gestion ;
- discerner leur implication pratiques dans le champ à de leurs responsabilités ;
- prendre conscience des interrelations entre entités de la collectivité ;
- appréhender les dimensions internes et externes à la collectivité qui sont en jeu ;
- enfin, contribuer à bâtir des solutions pour maîtriser les risques.