Comment les règles d'accès aux documents administratifs et de réutilisation des informations publiques sont-elles encadrées ?
Les administrations locales doivent publier ou communiquer les documents administratifs sur demande, à l’exception de certains contenus sensibles. Les documents doivent être achevés et non préparatoires. La communication cesse si le document est publiquement diffusé. Les demandes abusives peuvent être rejetées.
Les administrations territoriales de plus de 3 500 habitants doivent publier en ligne des documents spécifiques, y compris des bases de données, sous certaines conditions.
La réutilisation des informations publiques est permise, sauf limitations légales.
La CADA veille au respect de l’accès aux documents.
Devoir de publication ou de communication des documents administratifs
Les administrations locales sont tenues de publier en ligne ou de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande, dans les conditions suivantes :
- le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés ;
- il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration ;
- le droit à communication ne s’exerce plus lorsque les documents font l’objet d’une diffusion publique ;
- l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique ;
- sous réserve des dispositions relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés concernant les données à caractère personnel figurant dans des fichiers, toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées.
Certaines catégories de documents définis par le législateur ne sont pas communicables. Certains documents administratifs ne peuvent être communiqués qu’au seul intéressé. Ce sont ceux :
- dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée, au secret médical et au secret en matière commerciale et industrielle, lequel comprend le secret des procédés, des informations économiques et financières et des stratégies commerciales ou industrielles et est apprécié en tenant compte, le cas échéant, du fait que la mission de service public de l’administration est soumise à la concurrence ;
- portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ;
- faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice.
Obligation de diffusion des documents administratifs
Les administrations locales rendent publics les documents administratifs qu’elles produisent ou reçoivent.
Cette obligation s’applique aux collectivités d’une taille minimale et sous réserve de la communicabilité des documents :
1. Lorsque ces documents sont disponibles sous forme électronique, les administrations locales de 3 500 habitants et plus, à l’exception des personnes morales dont le nombre d’agents ou de salariés est inférieur à 50 agents, publient en ligne les documents administratifs suivants :
- les documents qu’elles produisent ainsi que leurs versions mises à jour ;
- les documents qui figurent dans le répertoire des informations publiques produites ou détenues par les administrations tenues à la disposition des usagers ;
- les bases de données, mises à jour de façon régulière, qu’elles produisent ou qu’elles reçoivent et qui ne font pas l’objet d’une diffusion publique par ailleurs ;
- les données, mises à jour de façon régulière, dont la publication présente un intérêt économique, social, sanitaire ou environnemental.
2. Les administrations locales, à l’exception des personnes morales dont le nombre d’agents ou de salariés est inférieur à 50 agents, publient en ligne les règles définissant les principaux traitements algorithmiques utilisés dans l’accomplissement de leurs missions lorsqu’ils fondent des décisions individuelles.
Réutilisation des informations publiques
Toute personne a le droit d’utiliser les informations publiques figurant dans des documents communiqués ou publiés par les administrations locales. peuvent être utilisées par toute personne qui le souhaite à d’autres fins que celles de la mission de service public pour les besoins de laquelle les documents ont été réalisés. Il existe cependant certaines limites et conditions à cette réutilisation que fixe le Code des relations entre le public et l’administration.
L’échange d’informations publiques entre les administrations, aux fins de l’exercice de leur mission de service public, ne constitue pas une réutilisation.
Les bases de données publiées par les administrations peuvent être réutilisées, sous réserve de droits de propriété intellectuelle détenus par des tiers.
Droit d’obtenir communication des documents administratifs
La loi reconnaît à toute personne le droit d’obtenir communication des documents détenus dans le cadre de sa mission de service public par une administration, quels que soient leur forme ou leur support. Ce droit s’exerce à l’égard de toutes les personnes publiques (l’État, les collectivités territoriales et leurs établissements publics) ainsi qu’à l’égard des organismes privés chargés d’une mission de service public. La loi prévoit toutefois quelques restrictions au droit d’accès, nécessaires pour préserver divers secrets, tel par exemple celui qui garantit dans l’intérêt des personnes le respect de la vie privée ou encore celui qui garantit dans l’intérêt de la concurrence le secret des affaires.
La Commission d’accès aux documents administratifs (CADA), autorité administrative indépendante, est chargée de veiller au respect de cette liberté d’accès aux documents administratifs.